ペーパーレス化におけるメリットとデメリット

近年急速に普及している「ペーパーレス化」について、弊社で行っている取り組みを基に、メリットとデメリットをご紹介します。

ペーパーレス化とは

紙媒体の情報をスキャンし、データとして扱うことで業務効率化を図る取り組みのことです。

メリット

◆コスト削減

紙媒体の取り扱いには様々なコストが発生します。
保管スペースの確保も必要ですし、書類を管理する為には人件費もかかります。
データ化してしまえば、数百枚に及ぶ資料も場所を取らずに保管できるのです。

◆検索性の向上

紙媒体の場合、どこにどんな情報が保管されているのか把握しきれず、目的の書類を探し当てるのに時間を要します。
しかし、対象がデータファイルであれば、検索するだけで目的の情報に辿り着くことが可能となります。

◆劣化しない

紙媒体ですとどうしても経年劣化が起こります。データであれば、その心配はありません。
破損の可能性はありますが、バックアップを取っておけば盤石です。

◆重複がなくなる

紙媒体の場合、誰がどの資料をどれだけ所持しているのか把握しきれません。
同じ内容の書類が何部もある…といったケースもデータ化すれば無くなります。

◆紛失防止

書類がどこかに紛れて見付からない、そもそも社内に存在するのかも分からない…ということもデータ化してしまえば起こりません。
データを間違えて削除してしまう、ということも偶にありますが、大抵は復元が可能です。

デメリット

◆閲覧しにくい

ディスプレイ上でデータを確認するよりは紙面上の方が一覧性に優れています。
結局、つい資料を印刷して見ている…なんて本末転倒に陥ることもあります。

◆障害時に弱い

システム障害が起きると全員が全てのデータにアクセス出来ません。

最後に

何もかも闇雲にデータ化して紙を減らせば「ペーパーレス化」したことになるのかというと、そうではありません。
まずは、データとして残せば原紙は不要なもの、データよりも紙で残しておくべきもの、データ・紙どちらも保管しておくべき書類など、事前にきっちりと分類しておくことが重要です。
そうしないと、全てをデータ化した後で管理しきれなくなるといった事態に陥るかもしれません。
何事も、予め準備をしっかりと行ったうえで取り組むことが成功の条件だといえるでしょう。