今日から使える! ~フォルダ整理術~

●このような方は必見!

「パソコンの中の探したいファイルが見つからない!」「フォルダを整理したいけれど、どうすれば良いかわからない・・・」
パソコンに不慣れな方の多くが直面するこの問題。とくに、社内の共有フォルダが整理されていないと、ファイルを探すだけでも一苦労です。
フォルダをすっきりさせたい。そう思った方は、ぜひご一読ください!

●ルールを決めよう!

フォルダやファイルが散逸してしまうのは、名前付けのルールが決まっていないためです。その場の思い付きでファイルの名前を付けていると、後で見返したときにファイルを探すのが大変になってしまいます。
また、社内の共有フォルダについては、全社員がルールに従ってファイルを保存すれば、探したいファイルをすぐに見つけられます。

●どのようなルールで保存すれば良いの?

ルールの決め方は人それぞれ・・・
とはいえ、いきなりルールを決めようとしても、どう決めればいいの? という疑問を抱くのは当然のことです。そこで、私が取り入れているルールをご紹介しましょう。

・「ファイルの種類 + 作成・更新日時」で名前を付ける。
(例)「見積書20150101」

・フォルダの先頭に優先順位に応じた付番をする。
(例)「01取引先」「02 ○○部共有」

・50音順に並べるために、フォルダの先頭に頭文字を付ける。
(例)「さ:Sample株式会社」「ひ:雛形商事」

・規約など、更新の可能性があるファイルは版を付ける。
(例)「利用規約 第01版」

・1つのフォルダに保存するファイルは20ファイルまでにする。
 超えそうな場合は「2015年1月分」などのフォルダにて細分化する。

いかがでしたか? 上記を参考に自分なりのフォルダ整理術を見つけてください!